Качественное техническое задание (ТЗ) — это фундамент успешного проекта мерчандайзинга. Именно этот документ определяет, что именно будет делать агентство, в каких торговых точках, с какой частотой и по каким стандартам. Без чёткого ТЗ проект обречён на недопонимание, перерасход бюджета и неудовлетворённость результатом. Разбираем, как правильно составить техническое задание для агентства мерчандайзинга, какие разделы должны быть обязательно и каких ошибок нужно избегать.

Рекомендуемое время чтения: 10 минут

Зачем нужно детальное техническое задание

Многие бренды подходят к составлению ТЗ формально: «Нужна выкладка товара в сетях, вот список магазинов». Такой подход приводит к типичным проблемам:

• Разное понимание объёма работ. Бренд думает, что в услугу входит монтаж оборудования, а агентство считает это дополнительной работой.
• Несоответствие ожиданиям. Частота визитов оказывается недостаточной, качество выкладки не соответствует стандартам бренда.
• Скрытые расходы. В процессе работы выясняется, что многие задачи не учтены в смете и требуют дополнительной оплаты.
• Конфликты с агентством. Отсутствие чётких критериев приёмки работ приводит к спорам о качестве.

Детальное ТЗ решает эти проблемы, создавая единое понимание задач для обеих сторон. Это не бюрократия, а инструмент управления проектом.

Структура технического задания: обязательные разделы

Хорошее ТЗ для мерчандайзинга должно содержать следующие разделы. Рассмотрим каждый подробно.

1. Общая информация о проекте

Этот раздел задаёт контекст и помогает агентству понять масштаб задачи.

Что включить:

• Название бренда и компании. Полное наименование юридического лица.
• Описание продукта. Краткая информация о товарной категории, позиционировании, целевой аудитории.
• Цели проекта. Что бренд хочет получить в результате: обеспечить наличие товара, запустить новинку, улучшить выкладку, сократить OOS.
• Сроки проекта. Дата начала, продолжительность (разовый проект или долгосрочное сотрудничество).
• Бюджетные рамки. Если есть ограничения по бюджету, их лучше указать сразу.

2. География и торговые точки

Один из самых важных разделов, определяющий масштаб работ.

Что включить:

• Список торговых сетей. Перечислить все сети, с которыми нужно работать: «Магнит», «Пятёрочка», «Перекрёсток», «Лента» и т.д.
• Форматы магазинов. Указать, какие форматы интересуют: гипермаркеты, супермаркеты, магазины у дома.
• География покрытия. Список городов или регионов. Если нужна вся Россия — так и указать.
• Количество торговых точек. Точное число магазинов или хотя бы порядок цифр (100, 500, 1000+).
• Список конкретных адресов. Если работа нужна только в определённых точках, предоставить полный список с адресами.

Чем детальнее эта информация, тем точнее будет расчёт стоимости. Например, при реализации проекта в 5500+ магазинах детальный список адресов позволил оптимизировать маршрутизацию и снизить логистические затраты.

3. SKU-матрица и ассортимент

Описание товаров, с которыми будет работать мерчандайзер.

Что включить:

• Полный список SKU. Артикулы, названия, штрих-коды.
• Количество SKU в одной точке. Сколько позиций нужно выкладывать в каждом магазине.
• Особенности товаров. Условия хранения (требуют ли охлаждения), хрупкость, габариты.
• Приоритетность SKU. Какие позиции наиболее важны и требуют особого внимания.

4. Формат и частота обслуживания

Определяет, как именно будет организована работа в торговых точках.

Что включить:

• Формат мерчандайзинга. Визитный, стационарный, эксклюзивный или совмещённый. Если бренд не определился, можно запросить рекомендации у агентства.
• Частота визитов. Сколько раз в неделю или месяц нужно посещать каждую точку. Можно указать разную частоту для разных форматов магазинов.
• Продолжительность визита. Сколько времени мерчандайзер должен тратить на одну точку.
• Временные окна. Есть ли ограничения по времени работы в точках (например, только утром до 10:00).

5. Перечень работ и обязанностей

Детальное описание того, что именно должен делать мерчандайзер во время визита.

Стандартный набор задач:

• Проверка наличия SKU на полке и в подсобке.
• Выкладка товара по планограмме.
• Соблюдение принципа ротации FIFO.
• Контроль сроков годности.
• Размещение и обновление POS-материалов.
• Контроль наличия и актуальности ценников.
• Фотоотчёт о проделанной работе.

Дополнительные задачи (если нужны):

• Приёмка товара и проверка поставки.
• Работа с браком: фиксация, составление актов, возврат.
• Монтаж и демонтаж торгового оборудования.
• Участие в промо-акциях.
• Консультирование покупателей.
• Сбор информации о конкурентах.

Важно чётко разграничить, что входит в базовую стоимость, а что оплачивается дополнительно. Например, технический мерчандайзинг (сборка оборудования) обычно тарифицируется отдельно.

6. Стандарты выкладки и планограммы

Описание того, как именно должен быть выложен товар.

Что включить:

• Планограммы. Схемы выкладки для каждого типа магазина или сети. Если планограмм нет, указать, что агентство должно работать по стандартам сети.
• Количество фейсингов. Сколько лицевых сторон упаковки должно быть видно для каждого SKU.
• Принципы группировки. Как товары должны быть сгруппированы: по брендам, по категориям, по ценам.
• Требования к POS-материалам. Какие материалы нужно размещать, где именно, как часто обновлять.
• Стандарты качества. Требования к чистоте, отсутствию повреждений, состоянию упаковок.

7. Требования к отчётности

Описание того, какую информацию бренд хочет получать о работе.

Что включить:

• Формат отчётов. Фотоотчёты, Excel-таблицы, онлайн-доступ к системе.
• Частота отчётности. После каждого визита, еженедельно, ежемесячно.
• Содержание отчётов. Какие данные должны быть: наличие SKU, фото полок, выявленные проблемы, выполненные задачи.
• Сроки предоставления. Как быстро после визита должен быть готов отчёт.

В агентстве «Ноу Хау Маркетинг» клиенты получают доступ к онлайн-платформе KHMG, где могут проверять фотоотчёты мерчандайзеров по конкретным торговым точкам за нужные даты и время. При формировании отчёта система проверяет геолокацию сотрудника, что подтверждает факт визита.

8. Требования к персоналу

Описание того, какие люди должны работать на проекте.

Что включить:

• Квалификация. Опыт работы, знание стандартов сетей.
• Обязательные документы. Медицинские книжки (для продуктового ритейла), паспорта.
• Форменная одежда. Нужна ли форма с логотипом бренда или достаточно формы агентства.
• Обучение. Требуется ли специальное обучение по продукту бренда.

9. Порядок приёмки работ и KPI

Описание того, как будет оцениваться качество работы.

Что включить:

• Критерии приёмки. Что считается выполненной работой.
• KPI проекта. Показатели эффективности: OSA, соответствие планограмме, уровень OOS.
• Процедура приёмки. Как и когда принимаются работы, кто подписывает акты.
• Санкции за некачественную работу. Что происходит, если работа выполнена с нарушениями.

10. Порядок взаимодействия и коммуникации

Описание того, как бренд и агентство будут общаться в процессе работы.

Что включить:

• Контактные лица. Кто со стороны бренда отвечает за проект, его контакты.
• Каналы коммуникации. Email, телефон, мессенджеры, регулярные встречи.
• Порядок решения проблем. Как эскалируются вопросы, сроки реакции.
• Порядок внесения изменений. Как вносятся изменения в ТЗ, если это требуется.

Типичные ошибки при составлении ТЗ

Даже опытные бренды допускают ошибки, которые приводят к проблемам в реализации проекта.

Ошибка 1: Расплывчатые формулировки

«Обеспечить качественную выкладку» — это не задача, а пожелание. Качественная для кого? По каким критериям? Нужно писать конкретно: «Выкладка согласно планограмме №123, 3 фейсинга для каждого SKU, соответствие фото-эталону».

Ошибка 2: Отсутствие деталей по географии

«Работа по всей России» — это не ТЗ, а приглашение к длительным переговорам. Нужно указать хотя бы список регионов или городов, а лучше — конкретные адреса торговых точек.

Ошибка 3: Игнорирование специфики сетей

Разные сети имеют разные требования. ТЗ должно учитывать, что работа в «Магните» отличается от работы в «Ленте». Если бренд это не учитывает, агентство заложит в смету максимальные требования, что увеличит стоимость.

Ошибка 4: Неполный перечень работ

Бренд забывает указать, что нужна работа с браком или участие в промо-акциях. В процессе работы выясняется, что эти задачи не входят в стоимость, и возникает конфликт. Лучше сразу прописать все возможные сценарии.

Ошибка 5: Отсутствие процедуры изменений

В процессе работы часто возникают изменения: добавляются новые точки, меняются планограммы, запускаются акции. Если в ТЗ не прописан порядок внесения изменений, каждый такой случай становится предметом переговоров.

Ошибка 6: Нереалистичные сроки

Требование запустить проект в 800 городах за неделю — нереалистично. Нужно учитывать время на получение допусков в сети, подбор персонала, обучение. Агентство может предложить реалистичные сроки на основе своего опыта.

Пример технического задания (упрощённый шаблон)

Ниже приведён упрощённый пример структуры ТЗ. Реальный документ будет более детальным.

Техническое задание на оказание услуг мерчандайзинга

1. Общая информация
Заказчик: ООО «Бренд»
Продукт: Молочная продукция (йогурты, кефир, молоко)
Цель: Обеспечить наличие SKU на полке, сократить OOS
Срок: 12 месяцев с 01.01.2026
Бюджет: до X рублей в месяц

2. География
Сети: «Магнит», «Пятёрочка»
Форматы: Магазины у дома, супермаркеты
Города: Москва, Санкт-Петербург, Краснодар, Ростов-на-Дону
Количество точек: 500 магазинов

3. SKU-матрица
Всего SKU: 25 позиций
В одной точке: 15–20 SKU
Особенности: Требуют охлаждения (2–6°C)

4. Формат обслуживания
Тип: Визитный мерчандайзинг
Частота: 3 раза в неделю
Продолжительность визита: 30–45 минут на точку

5. Перечень работ
— Проверка наличия SKU
— Выкладка по планограмме
— Ротация по срокам годности (FIFO)
— Размещение POS-материалов
— Контроль ценников
— Фотоотчёт

6. Стандарты выкладки
Планограммы: Приложение №1
Фейсинги: 3 для каждого SKU
POS-материалы: Шелфтокеры, воблеры (Приложение №2)

7. Отчётность
Формат: Фотоотчёты через онлайн-платформу
Частота: После каждого визита
KPI: OSA не менее 95%, соответствие планограмме не менее 98%

8. Персонал
Требования: Опыт работы от 1 года, медицинские книжки
Форма: Форменная одежда агентства

9. Порядок приёмки
Критерии: Фотоотчёт + соответствие KPI
Периодичность: Ежемесячно
Санкции: Пересчёт стоимости при несоответствии KPI

10. Коммуникация
Контактное лицо: Иванов И.И., +7 (XXX) XXX-XX-XX
Каналы: Email, телефон, еженедельные встречи

Как получить помощь в составлении ТЗ

Если у вас нет опыта составления ТЗ для мерчандайзинга, не нужно делать это самостоятельно. Профессиональные агентства помогают клиентам с подготовкой документов.

В агентстве «Ноу Хау Маркетинг» мы:

• предоставляем шаблон ТЗ, который можно адаптировать под ваш проект;
• консультируем по оптимальным форматам работы и частоте визитов;
• помогаем определить реалистичные KPI;
• рассчитываем стоимость на основе предоставленной информации.

Это позволяет избежать типичных ошибок и сразу начать работу с чётким пониманием задач.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли составлять ТЗ, если проект небольшой?

Да, даже для небольших проектов ТЗ необходимо. Оно защищает обе стороны от недопонимания. Для малого проекта ТЗ может быть проще, но основные разделы (география, перечень работ, стандарты, отчётность) должны быть обязательно.

Кто должен составлять ТЗ — бренд или агентство?

В идеале ТЗ составляет бренд, так как только он знает свои цели и требования. Но на практике часто бывает, что бренд предоставляет базовую информацию, а агентство помогает оформить её в структурированный документ. Это нормальная практика.

Можно ли изменить ТЗ в процессе работы?

Да, изменения возможны и часто необходимы. Важно, чтобы в ТЗ был прописан порядок внесения изменений: кто инициирует, как согласовывается, как влияет на стоимость. Обычно изменения оформляются дополнительными соглашениями к договору.

Что делать, если у нас нет планограмм?

Если у бренда нет собственных планограмм, можно работать по стандартам торговой сети. В ТЗ нужно указать, что агентство должно следовать планограммам ритейлера. Альтернативный вариант — заказать разработку планограмм у специализированных агентств.

Нужно ли указывать бюджет в ТЗ?

Желательно указать хотя бы порядок цифр или бюджетные рамки. Это поможет агентству предложить оптимальное решение в рамках ваших финансовых возможностей. Если бюджет не указан, агентство предложит несколько вариантов с разной стоимостью.

Сколько времени занимает составление ТЗ?

Для стандартного проекта составление ТЗ занимает 1–3 рабочих дня. Для сложных федеральных проектов с детальной проработкой всех деталей может потребоваться неделя. Важно не торопиться с этим этапом, так как качественное ТЗ экономит время и деньги в процессе реализации.

Что делать, если мы не знаем точное количество торговых точек?

В ТЗ можно указать приблизительное количество или диапазон (например, 400–500 точек). Окончательный список можно предоставить позже, перед стартом проекта. Стоимость будет пересчитана на основе фактического объёма работ.

Заключение

Техническое задание — это не формальность, а важнейший инструмент управления проектом мерчандайзинга. Качественное ТЗ защищает интересы обеих сторон, предотвращает недопонимание и создаёт основу для успешного сотрудничества.

Хорошее ТЗ должно быть конкретным, детальным и реалистичным. Оно описывает не только что нужно сделать, но и как именно это будет делаться, как будет оцениваться результат и как стороны будут взаимодействовать в процессе работы.

Если вам нужна помощь в составлении технического задания для проекта мерчандайзинга — оставьте заявку на консультацию. Мы предоставим шаблон ТЗ, поможем определить оптимальные параметры проекта и подготовим коммерческое предложение на основе ваших требований.