Перед каждым FMCG-брендом, выходящим в розничные сети, рано или поздно встаёт стратегический вопрос: нанимать собственных мерчандайзеров или передать работу профильному агентству? Оба подхода имеют свои плюсы и минусы, а правильное решение зависит от масштаба бизнеса, географии и специфики продукции. Разбираем детально, в чём разница между своим штатом и аутсорсингом мерчандайзинга, какие скрытые затраты есть у каждого варианта и при каких условиях какой подход оказывается выгоднее.

Рекомендуемое время чтения: 10 минут

Свой штат мерчандайзеров: что это значит

Под своим штатом понимается ситуация, когда компания напрямую нанимает мерчандайзеров как штатных сотрудников. Они оформлены по трудовому договору, получают зарплату в фонде оплаты труда компании, подчиняются внутреннему руководству и работают только с товарами этой компании.

Как устроен процесс

Компания самостоятельно закрывает все функции:

• HR и подбор. Поиск кандидатов в нужных регионах, проведение собеседований, проверка рекомендаций.
• Оформление по ТК РФ. Трудовые договоры, кадровый учёт, медицинские книжки (обязательны для продуктового ритейла).
• Обучение. Разработка тренингов по продукту, планограммам, стандартам сетей.
• Управление. Супервайзеры, менеджеры, маршрутизация, контроль выполнения задач.
• Бухгалтерия и налоги. Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, уплата страховых взносов.
• Оснащение. Мобильные устройства, форменная одежда, транспорт, инструменты для работы.
• Замена сотрудников. Поиск замены при увольнении, болезни, отпуске.

Это полноценное подразделение внутри компании со всеми сопутствующими процессами и затратами.

Аутсорсинг мерчандайзинга: как это работает

Аутсорсинг мерчандайзинга — это передача всех функций полевого маркетинга специализированному агентству. Бренд ставит задачу (обеспечить выкладку по планограмме в определённых сетях и регионах) и получает результат. Всю операционную работу — подбор, обучение, управление, отчётность — берёт на себя подрядчик.

Что получает бренд

Компания заключает договор с агентством и получает:

• готовую команду мерчандайзеров в нужных регионах;
• выполнение работ согласно техническому заданию;
• регулярную отчётность о проделанной работе;
• персонального менеджера для коммуникации;
• оперативную замену сотрудников при необходимости.

В агентстве «Ноу Хау Маркетинг» доступен формат мерчандайзинга под ключ, при котором агентство полностью забирает на себя управление полевым персоналом, а бренд фокусируется на стратегии и развитии продукта.

Сравнение подходов по ключевым параметрам

Чтобы наглядно увидеть разницу, сравним оба подхода по основным критериям, которые влияют на стоимость и эффективность.

Параметр	Свой штат	Аутсорсинг
Прямые затраты на персонал	ФОТ + 30% страховых взносов	Фиксированная стоимость услуги по договору
HR-расходы	Затраты на рекрутинг, оформление, кадровый учёт	Включены в стоимость услуги
Оснащение	Закупка оборудования, формы, техники за свой счёт	Обеспечивает агентство
Управление	Нужны свои супервайзеры и менеджеры	Управление на стороне агентства
География	Сложно масштабировать на новые регионы	Легко подключать новые города
Замена при болезни/отпуске	Простой в работе или переработка других	Агентство оперативно предоставляет замену
Гибкость	Сложно быстро увеличить или уменьшить команду	Масштабирование под текущие задачи
Риски	Трудовые споры, штрафы, текучка	Риски несёт агентство
Контроль качества	Полный прямой контроль	Через систему отчётности и персонального менеджера

Скрытые затраты своего штата

Многие компании при расчёте стоимости своего штата учитывают только фонд оплаты труда. В реальности к этой цифре добавляется значительный пласт скрытых расходов, которые часто упускают из виду.

Налоги и страховые взносы

Сверх зарплаты компания платит около 30% в виде страховых взносов: пенсионное страхование, медицинское, социальное. Это автоматически увеличивает затраты на каждого сотрудника почти на треть.

Кадровое администрирование

Каждый сотрудник — это оформление трудового договора, ведение личного дела, учёт рабочего времени, расчёт отпускных и больничных. Для 50 мерчандайзеров потребуется отдельный кадровик или аутсорсинг кадровой функции, что тоже стоит денег.

Подбор и обучение

Текучка в линейном персонале — объективная реальность рынка. По отраслевым данным, средняя текучка среди мерчандайзеров может достигать значительных процентов в год. Это означает постоянные затраты на:

• размещение вакансий;
• работу рекрутеров;
• проведение собеседований;
• первичное обучение новых сотрудников;
• адаптацию на местах.

Оплата простоев

Штатный мерчандайзер получает зарплату независимо от того, есть ли работа. Во время сезонных спадов, праздничных дней, когда торговые точки закрыты, компания продолжает нести расходы. При аутсорсинге оплата идёт только за фактически выполненные работы.

Оснащение и техника

Каждому полевому сотруднику нужно:

• мобильное устройство для работы и отчётности;
• форменная одежда с логотипом;
• транспортные расходы или компенсация ГСМ;
• инструменты для работы (ножи, сканеры, инструменты для монтажа).

Это капитальные затраты, которые нужно регулярно обновлять.

Юридические риски

При работе со штатными сотрудниками компания несёт полную ответственность по трудовому законодательству. Это риски:

• трудовых споров и судебных исков;
• штрафов за нарушения трудового законодательства;
• обязательных выплат при сокращении;
• проверок со стороны трудовой инспекции.

Когда свой штат оправдан

Несмотря на высокие затраты, есть ситуации, когда создание собственного отдела мерчандайзинга является разумным решением.

Случаи, когда свой штат может быть целесообразен

Очень специфическая продукция. Если продукт требует глубоких технических знаний, сложного консультирования покупателей или особых условий работы, бренду может быть важно иметь полностью лояльных и глубоко обученных сотрудников. Это актуально для премиальной электроники, фармацевтики, специализированного оборудования.

Локальный бизнес в одном городе. Если компания работает только в одном регионе и обслуживает небольшое количество точек, создание маленькой команды может быть экономически оправдано. Затраты на агентство для малого объёма работ могут оказаться выше, чем на одного-двух штатных сотрудников.

Стратегический контроль. Некоторые крупные бренды создают собственный штат как часть долгосрочной стратегии, чтобы иметь прямой контроль над полевыми операциями и формировать собственную экспертизу внутри компании.

Необходимые условия для успеха

Чтобы свой штат работал эффективно, компании нужны:

• выделенная HR-функция для подбора полевого персонала;
• система обучения и развития сотрудников;
• руководители на местах (супервайзеры);
• SFA-система или аналогичный инструмент для контроля;
• бюджет на оснащение и постоянные обновления.

Без этих элементов даже хорошо оплачиваемый штат будет работать неэффективно.

Когда аутсорсинг эффективнее

Для большинства брендов, особенно работающих в нескольких регионах или федеральных сетях, аутсорсинг оказывается более выгодным решением. Разберём типичные сценарии.

Работа в федеральных сетях

Федеральные сети требуют соблюдения строгих регламентов, наличия медицинских книжек у персонала, знания внутренних стандартов. Агентства федерального уровня уже имеют:

• действующие допуски во все основные сети;
• обученных под каждую сеть специалистов;
• отработанные процессы взаимодействия с администрацией магазинов.

Бренду понадобилось бы несколько лет и значительные ресурсы, чтобы самостоятельно выстроить такие отношения со всеми сетями.

Широкая география

Если бренд представлен в 100+ городах, создание собственного штата превращается в огромную операционную задачу. Нужно нанимать людей в каждом регионе, управлять ими дистанционно, решать кадровые вопросы на местах. Агентства с федеральным покрытием решают эти задачи системно.

Именно такой подход используется в федеральных проектах мерчандайзинга под ключ, где команда агентства работает в сотнях городов одновременно.

Сезонные колебания

Многие категории имеют выраженную сезонность: школьные товары к 1 сентября, новогодний ассортимент, летние напитки. При своём штате компания вынуждена держать персонал и в периоды низкого спроса. Аутсорсинг позволяет гибко масштабировать команду под текущие задачи.

Запуск новинок

При выводе нового продукта на рынок часто требуется кратное увеличение полевого присутствия на ограниченный период. Быстро нанять и обучить нужное количество людей своими силами сложно. Агентство может мобилизовать команду под конкретный запуск.

Тестирование новых регионов

Когда бренд выходит в новый регион и ещё не знает, каким будет объём продаж, аутсорсинг позволяет протестировать рынок без долгосрочных обязательств по персоналу. При успехе проекта масштаб легко увеличивается.

Опыт рынка: как принимают решение

По опыту работы с FMCG-брендами разного масштаба можно выделить несколько типичных сценариев принятия решения.

Малый бизнес и локальные производители

Небольшие компании с узкой географией часто начинают с одного-двух штатных мерчандайзеров. По мере роста и выхода в новые регионы переходят на аутсорсинг, сохраняя небольшую собственную команду для контроля и стратегического управления.

Средний бизнес

Компании среднего размера обычно делают выбор в пользу аутсорсинга, так как не могут позволить себе полноценную инфраструктуру для управления распределённой полевой командой. Аутсорсинг даёт им доступ к экспертизе и ресурсам, сопоставимым с крупными игроками.

Крупные бренды

Большие компании часто используют гибридную модель: собственный штат для стратегически важных точек или специфических задач, аутсорсинг — для основного объёма работ. Это позволяет сохранять контроль над ключевыми процессами, оптимизируя затраты на рутинные операции.

Цифровой контроль при аутсорсинге

Один из главных страхов при переходе на аутсорсинг — потеря контроля. «А действительно ли мерчандайзер был в торговой точке?», «А выложил ли он товар правильно?» — эти вопросы были актуальны во все времена.

Современные агентства решают эту проблему через цифровые инструменты. В агентстве «Ноу Хау Маркетинг» для прозрачности используется онлайн-платформа KHMG. Клиент получает возможность:

• проверять фотоотчёты мерчандайзеров по конкретным торговым точкам за нужные даты и время;
• получать подтверждение геолокации при формировании отчёта, что гарантирует факт визита в нужную точку.

Это обеспечивает тот же уровень контроля, что и при работе со своим штатом, но без сопутствующих затрат на инфраструктуру и управление.

Часто задаваемые вопросы

Во сколько обходится один штатный мерчандайзер с учётом всех расходов?

К базовой зарплате нужно добавить около 30% страховых взносов, расходы на подбор, обучение, оснащение, управление, бухгалтерию, замену в период отпусков и больничных. По совокупности реальная стоимость одного полевого сотрудника может заметно превышать его «чистую» зарплату. Точные цифры зависят от региона, категории и требований бренда.

Можно ли начать с аутсорсинга, а потом создать свой штат?

Да, это распространённая практика. Многие компании начинают работать с агентством, чтобы протестировать рынок и отработать процессы. Если объём работ стабильно растёт и география сужается до одного-двух регионов, может стать целесообразным постепенное создание собственной команды с сохранением аутсорсинга для покрытия пиковых нагрузок.

Не станет ли агентство работать хуже, чем собственные сотрудники?

Качество работы зависит не от формы сотрудничества, а от профессионализма исполнителей и системы контроля. Специализированные агентства часто работают лучше собственного штата, так как имеют отработанные методики, систему обучения, опыт работы с разными сетями и брендами. Ключевой вопрос при выборе — наличие прозрачной системы отчётности.

Как бренд может контролировать качество при аутсорсинге?

Современные агентства предоставляют клиентам доступ к системам отчётности. В «Ноу Хау Маркетинг» это онлайн-платформа KHMG с фотоотчётами и подтверждением геолокации. Дополнительно назначаются персональные менеджеры, проводятся регулярные встречи, предоставляется аналитика по проекту.

Что происходит при смене агентства — не потеряем ли мы наработанное?

Переход между агентствами — отработанная процедура. Профессиональный подрядчик обеспечивает плавную передачу проекта: документацию, стандарты работы, контакты в сетях. Ключевое — выбрать надёжное агентство с репутацией на рынке, чтобы минимизировать риски таких переходов в принципе.

Можно ли комбинировать свой штат и аутсорсинг?

Да, гибридные модели становятся всё более популярными. Например, свой штат работает в ключевых гипермаркетах, а агентство обеспечивает покрытие супермаркетов и магазинов у дома. Такой подход требует чёткого разграничения зон ответственности и единых стандартов работы.

Заключение

Выбор между своим штатом мерчандайзеров и аутсорсингом — это стратегическое решение, которое влияет на операционные расходы, гибкость бизнеса и качество работы с торговыми сетями. Свой штат даёт максимальный контроль, но требует значительных инвестиций в инфраструктуру и несёт высокие операционные риски. Аутсорсинг позволяет сосредоточиться на развитии продукта и бренда, делегируя полевые операции профильному подрядчику.

Для большинства компаний, работающих в нескольких регионах или федеральных сетях, аутсорсинг оказывается более эффективным решением с точки зрения соотношения затрат и результата.

Если вы хотите получить индивидуальный расчёт стоимости аутсорсинга мерчандайзинга для вашего бренда и сравнить его с затратами на собственный штат — оставьте заявку на консультацию. Мы проанализируем вашу ситуацию, географию и задачи, а затем подготовим коммерческое предложение с понятной структурой затрат.